Polityka prywatności

Wprowadzenie

W Polityce prywatności poniżej znajdziesz zbiór zasad i informacji dotyczących przetwarzania przez spółkę Centrum Rozwojowo – Wdrożeniowym – Telesystem – Mesko – Sp. z o.o. z siedzibą w Lubiczowie Twoich danych osobowych, które spółka pozyskuje w związku z realizacją różnych działań i czynności wynikających z prowadzonej działalności gospodarczej. Niniejsza Polityka prywatności określa w szczególności cele, podstawy prawne oraz okresy przetwarzania danych osobowych, a także prawa przysługujące osobom, których dane dotyczą.

Centrum Rozwojowo – Wdrożeniowym – Telesystem – Mesko – Sp. z o.o. z siedzibą w Lubiczowie, pod adresem Lubiczów, ul. Warszawska 51, 05-082 Stare Babice, nr REGON 001304707 i NIP 524-010-38-48, jako podmiot działający w strategicznym sektorze obronnym przywiązuje szczególną wagę do bezpieczeństwa i poufności danych osobowych.

Niniejszy dokument stanowi wyraz zapewnienia przejrzystości przetwarzania danych, o których mowa w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej jako „RODO”.

Rozdział I. Dane kontaktowe Administratora

Administratorem danych osobowych jest Centrum Rozwojowo – Wdrożeniowym – Telesystem – Mesko – Sp. z o.o. z siedzibą w Lubiczowie, pod adresem Lubiczów, ul. Warszawska 51, 05-082 Stare Babice, nr REGON 001304707 i NIP 524-010-38-48, dalej jako „Administrator”.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw wynikających z RODO, osoby, których dane dotyczą, mogą skontaktować się bezpośrednio z Administratorem:

pisemnie na adres korespondencyjny: Lubiczów, ul. Warszawska 51, 05-082 Stare Babice
drogą elektroniczną na adres e-mail: rodo@telesystem.eu.

Rozdział II. Cele, podstawy prawne i retencja danych

Wszystkie procesy przetwarzania danych osobowych są realizowane zgodnie z zasadą minimalizacji danych oraz ograniczenia celu. Administrator przetwarza dane wyłącznie wtedy, gdy posiada ku temu ważną podstawę prawną, przez czas niezbędny do realizacji danego celu.

Lp.	Cel przetwarzania	Podstawa prawna (RODO)	Okres przechowywania (Retencja)	Dobrowolność / Obowiązek
1	Obsługa korespondencji i kontakt (e-mail, poczta tradycyjna) Szczegółowa klauzula informacyjna	Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – sprawna obsługa zgłoszeń oraz bieżący kontakt.	Przez okres prowadzenia komunikacji, a po jej zakończeniu do 2 lat od zamknięcia sprawy lub wniesienia skutecznego sprzeciwu.	Dobrowolne, ale niezbędne do obsługi sprawy.
2	Przygotowanie i przedstawienie oferty (opracowanie kalkulacji i warunków handlowych dla produktów/usług) Szczegółowa klauzula informacyjna	Działania na żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).	Do momentu wycofania zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu, a w przypadku negocjacji umowy – przez czas trwania negocjacji lub do momentu zawarcia umowy.	Dobrowolne, ale niezbędne do przygotowania oferty.
3	Marketing bezpośredni produktów i usług własnych Szczegółowa klauzula informacyjna	Dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) w powiązaniu z ustawowymi zgodami na kanały komunikacji (e-mail/telefon).	Do momentu wycofania udzielonej zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec działań marketingowych, a w każdym przypadku nie dłużej niż do zaprzestania realizacji celu w postaci marketingu produktów i usług.	Dobrowolne, bez wpływu na możliwość korzystania z produktów lub usług.
4	Nawiązanie i realizacja umowy (cel ogólny) Szczegółowa klauzula informacyjna	Niezbędność do podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz wykonania zawartej umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).	Przez czas trwania negocjacji oraz okres obowiązywania umowy.	Dobrowolne, ale stanowi warunek zawarcia i realizacji umowy.
5	Reprezentacja i personel wykonawczy kontrahentów Szczegółowa klauzula informacyjna	Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – weryfikacja uprawnień i sprawna realizacja umowy; realizacja obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).	Okres realizacji umowy z kontrahentem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); okres wynikający z przepisów, minimum 6 lat od zakończenia roku obrotowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).	Dobrowolne, ale stanowi warunek zawarcia i realizacji umowy.
6	Zawarcie i realizacja umowy z osobą fizyczną Szczegółowa klauzula informacyjna	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (rozliczenia podatkowe i księgowe; ew. ZUS).	Okres realizacji umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); okres wynikający z przepisów, minimum 6 lat od zakończenia roku obrotowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).	Dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia umowy i dokonania rozliczeń.
7	Zatrudnienie (stosunek pracy) Szczegółowa klauzula informacyjna	Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami Kodeksu pracy) oraz zgoda na dodatkowe dane (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).	Przez okres trwania zatrudnienia oraz czas wymagany przepisami prawa pracy (10 lub 50 lat na przechowywanie akt osobowych) (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami Kodeksu pracy); do czasu cofnięcia zgody, nie dłużej niż przez czas niezbędny do realizacji celów objętych zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).	Obowiązkowe w zakresie Kodeksu pracy; dobrowolne w zakresie zgody.
8	Procesy rekrutacyjne (bieżące i przyszłe) Szczegółowa klauzula informacyjna	Obowiązek prawny Kodeksu pracy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz dobrowolna zgoda na cele przyszłych naborów oraz podanie danych nadmiarowych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).	Do zakończenia danego naboru (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); do czasu cofnięcia zgody, nie dłużej niż przez okres maksymalnie 2 lat od momentu jej wyrażenia (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).	Obowiązkowe w zakresie Kodeksu pracy; dobrowolne w zakresie zgody.
9	Organizacja staży i praktyk studenckich/ absolwenckich Szczegółowa klauzula informacyjna	Niezbędność do wykonania umowy o staż/praktykę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); dobrowolna zgoda na cele przyszłych naborów oraz podanie danych nadmiarowych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).	Przez okres trwania stażu lub praktyki (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); przez okres wynikający z przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); do czasu cofnięcia zgody, nie dłużej niż przez okres maksymalnie 2 lat od momentu jej wyrażenia (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).	Dobrowolne, ale niezbędne do zakwalifikowania i odbycia stażu/praktyki.
10	Nawiązanie współpracy i kontakt biznesowy Szczegółowa klauzula informacyjna	Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – budowanie sieci relacji biznesowych.	Do momentu wniesienia sprzeciwu lub wyczerpania celu biznesowego (np. zaprzestanie kontaktów handlowych).	Dobrowolne (np. wymiana wizytówek, udział w targach i eventach).
11	Ochrona osób, mienia i informacji oraz kontrola dostępu z wykorzystaniem przepustek i CCTV Szczegółowa klauzula informacyjna	Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – zapewnienie bezpieczeństwa fizycznego, ochrona tajemnic i mienia.	Nagrania z CCTV – 30 dni. Rejestr wejść i wyjść/ wjazdów i wyjazdów – 1 rok od ostatniego dnia miesiąca ewidencji.	Wymagane do wejścia na teren obiektów, odmowa uniemożliwia wstęp/wjazd.
12	Rozpatrywanie reklamacji Szczegółowa klauzula informacyjna	Realizacja obowiązków umownych oraz ustawowych ciążących na sprzedawcy (art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO).	Przez czas niezbędny do rozpatrzenia reklamacji.	Obowiązkowe w zakresie danych niezbędnych do rozpatrzenia reklamacji.
13	Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami	Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – zabezpieczenie interesów prawnych i majątkowych Spółki.	Do momentu prawomocnego zakończenia postępowań prawnych lub upływu ustawowych terminów przedawnienia roszczeń.	Wynika z przepisów prawa.
14	Prowadzenie strony internetowej i e-usług Szczegółowa klauzula informacyjna	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do świadczenia usług drogą elektroniczną.	Przez czas realizacji danej usługi.	Dobrowolne, ale niezbędne do prawidłowego działania serwisu.
15	Monitorowanie bezpieczeństwa strony i systemów IT Szczegółowa klauzula informacyjna	Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – ochrona systemów przed nadużyciami i cyberatakami.	Zapisy w logach systemowych – maksymalnie 2 lata od momentu zarejestrowania zdarzenia.	Automatyczne i niezbędne ze względów bezpieczeństwa systemów IT.
16	Zapewnienie poufności korespondencji tradycyjnej i e-mail Szczegółowa klauzula informacyjna	Prawnie uzasadniony interes Administratora Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – ochrona tajemnicy komunikacji i bezpieczny obieg informacji.	Okres niezbędny do obsługi korespondencji i realizacji sprawy oraz archiwizacji danych.	Automatyczne i niezbędne ze względów bezpieczeństwa systemów IT.

Rozdział III. Uprawnienia osób, których dane dotyczą

Każda osoba, której dane są przetwarzane przez Administratora, ma prawo do pełnej kontroli nad swoimi danymi. Na zasadach określonych w RODO, osobie tej przysługują następujące prawa:

Prawo dostępu do swoich danych osobowych – w tym prawo do uzyskania informacji o tym, jakie dane są przetwarzane, w jakich celach oraz prawo do otrzymania ich bezpłatnej pierwszej kopii.
Prawo do sprostowania i uzupełnienia danych – usunięcie ewentualnych niezgodności, błędów lub uzupełnienie danych niekompletnych na żądanie.
Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w sytuacjach, gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, wycofano zgodę lub przetwarzanie odbywa się niezgodnie z prawem.
Prawo do ograniczenia przetwarzania – czasowe wstrzymanie operacji na danych (z wyjątkiem ich przechowywania) m.in. na czas weryfikacji ich prawidłowości.
Prawo do przenoszenia danych – prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego i przesłania ich innemu podmiotowi, jeżeli przetwarzanie danych następuje w sposób zautomatyzowany i odbywa się na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit a) lub art. 9 ust. 2 lit a) RODO) lub umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
Prawo do wniesienia sprzeciwu – możliwość sprzeciwienia się w dowolnym momencie przetwarzaniu danych opartym na prawnie uzasadnionym interesie ze względu na szczególną sytuację osoby, a w przypadku przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego – bez względu na sytuację danej osoby, w zakresie w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim.
Prawo do wycofania zgody – w zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie zgody, osoba ta ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.
Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że przetwarzanie narusza przepisy prawa.

Zasady pobierania opłat za realizację wniosków

Obsługa wniosków o realizację praw jest co do zasady całkowicie nieodpłatne. Opłaty administracyjne mogą zostać naliczone i pobrane przez Administratora wyłącznie w następujących, szczególnych przypadkach:

Wydanie kolejnej kopii danych. Pierwsza kopia danych przekazywana jest bezpłatnie. Żądanie wydania drugiej i każdej kolejnej kopii danych może wiązać się z naliczeniem opłaty pokrywającej koszty administracyjne związane z nośnikiem, przygotowaniem i wysyłką dokumentów.
Wnioski nadmierne lub ewidentnie nieuzasadnione. W przypadku, gdy wnioski składane przez tę samą osobę są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne (np. z uwagi na ich skrajną częstotliwość), Administrator zastrzega sobie prawo do pobrania opłaty uwzględniającej koszty administracyjne prowadzenia komunikacji i podjęcia żądanych działań, bądź do odmowy podjęcia działań w związku z wnioskiem.

W przypadku kwestionowania decyzji o nałożeniu opłaty lub odmowie realizacji wniosku, każdej osobie przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Rozdział IV. Odbiorcy danych osobowych

Dla celów prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa, realizacji umów lub zapewnienia bezpieczeństwa fizycznego i teleinformatycznego, dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom zewnętrznym, działającym wyłącznie na zlecenie i w imieniu Administratora, na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych (zgodnie z art. 28 RODO). Na zasadach opisanych powyżej dane mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

Dostawcom usług IT i oprogramowania – w tym systemów CRM, hostingu, narzędzi analitycznych, poczty elektronicznej oraz systemów zarządzania bazami danych.
Podmiotom świadczącym usługi doradcze i specjalistyczne – kancelariom prawnym, audytorom, certyfikatorom norm ISO, biurom rachunkowo-księgowym i doradztwa podatkowego.
Operatorom pocztowym i kurierskim – w celach doręczania korespondencji tradycyjnej oraz przesyłek.
Dostawcom usług ochrony i infrastruktury fizycznej – podmiotom zajmującym się konserwacją i obsługą systemów CCTV, kontroli dostępu oraz dozoru fizycznego obiektów.
W szczególnych sytuacjach, dostęp do danych może zostać przyznany organom publicznym i państwowym, tj. sądy powszechne, Prokuratura, Policja, CSIRT, Urząd Skarbowy czy Urząd Ochrony Danych Osobowych, wyłącznie jednak na podstawie i w granicach powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

Rozdział V. Bezpieczeństwo danych i struktura przepływu

Standardy bezpieczeństwa fizycznego i informatycznego

Jako podmiot działający w sektorze zbrojeniowym, Administrator kładzie szczególny nacisk na systemową ochronę informacji, która zapewnia, że:

Dostęp do danych posiadają wyłącznie upoważnieni pracownicy i współpracownicy Administratora, którzy przeszli odpowiednie szkolenia z zakresu ochrony danych i zostali zobowiązani do zachowania poufności.
Środki techniczne i organizacyjne są na bieżąco monitorowane, a analizy ryzyka przeprowadzane są regularnie w celu identyfikacji i eliminacji potencjalnych zagrożeń.
Infrastruktura fizyczna (w tym archiwa, serwerownie, strefy wejścia i wyjścia) jest chroniona systemami alarmowymi, kontrolą dostępu oraz całodobowym monitoringiem wizyjnym.
Naruszenia ochrony danych są dokumentowane zgodnie z procedurami wewnętrznymi. W przypadku wystąpienia naruszenia mogącego powodować wysokie ryzyko dla praw lub wolności osób fizycznych, Administrator bez zbędnej zwłoki (nie później niż w 72 godziny) zawiadamia organ nadzorczy oraz osoby, których naruszenie dotyczy.

Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Co do zasady, Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich (poza EOG). W wyjątkowych sytuacjach, związanych z korzystaniem z globalnych usług IT (np. infrastruktury chmurowej firmy Microsoft), transfer danych może odbywać się wyłącznie na zasadach określonych w Rozdziale V RODO. Podstawą takiego transferu są zatwierdzone przez Komisję Europejską Standardowe Klauzule Umowne (SKU) oraz wdrożone przez Administratora dodatkowe szyfrowanie i zabezpieczenia technologiczne, gwarantujące stopień ochrony danych tożsamy z przepisami prawa europejskiego.

Rozdział VI. Postanowienia końcowe

Niniejsza Polityka Prywatności podlega okresowemu przeglądowi pod kątem jej zgodności z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz wewnętrznymi procedurami organizacyjnymi. Wszelkie zmiany i aktualizacje będą publikowane bezpośrednio na stronie internetowej Administratora, a o istotnych zmianach (wpływających na prawa użytkowników) Administrator może poinformować drogą korespondencji indywidualnej (np. na piśmie lub w formie e-mail).

Wersja Polityki	Data obowiązywania	Zakres wprowadzonych zmian i podstawa
Wersja 1.0	16 sierpnia 2026 r.	Pierwsza publikacja